TEMA 6

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD:

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

1. RECIBO DE CAJA: es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza con debito a la cuenta caja, y el credito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Este por lo general es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.

2.RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA: es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la maquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios:

• uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales.

• otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

3. COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS: son formatos que los clientes diligencian al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones:

• depositar en efectivo o cheques de bancos locales


• retiro en efectivo o en cheque
  

4. FACTURA DE VENTA: la factura comercial es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcion de la mercancia vendida o servicios prestados, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO: la tarjeta de credito es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.

6. CHEQUE: es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador quien posee una cuenta corriente bancaria, ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

7. COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO: es tambien una orden de pago el cual respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

8. LETRA DE CAMBIO: documento negociable o titulo valor, es una orden de pago que da una persona llamada girador para que pague a la orden o al portador, alguna suma de dinero, que esta determinada a cierta fecha.

9. PAGARÈ: titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar una cantidad de dinero a una fecha determinada. Este documento se utiliza por lo general para respaldar los prestamos bancarios.

10. NOTA DEBITO: comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omision o error en la liquidacion de facturas y los intereses causados por financiacion o por mora en el pago de sus obligaciones.

11.NOTA CREDITO: es cuando la empresa concede descuentos, rebajas, errores que no estan liquidados en la factura, o cuando hacen devoluciones de las mercancias, para su contabilizacion se utiliza un soporte que se denomina notra credito.

12. RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR: es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantias minimas que no requieren el giro de un cheque.

13. NOTAS DE CONTABILIDAD: documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico.

14. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD: documento que se debe elaborar previamente al registro de cualquier operacion en el cual se indicarza el numero, fecha, origen, descripcion y cuantia de la operacion.

REQUISITOS QUE CONTIENE UNA FACTURA.

• estar denominada expresamente factura de venta, preimpreso.
• Numeracion en orden consecutivo, preimpreso.
• Apellidos y nombres o razòn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.
• Apellidos y nombres o razòn social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando este exija la discriminacion del iva
• Fecha de expedicion
• Descripciòn especifica o generica de los articulos vendidos o servicios prestados
• Valor total de la operacion
• El nombre o razòn social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
• Discriminacion del impuesto sobre las ventas para los obligados a cobrar IVA.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA

• los tiquetes de maquinas registradoras
• las boletas de ingreso a espectaculos pùblicos
• los tiquetes de transporte
• los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacion reconocidos por el gobierno
• Pòlizas de seguros, titulos de capitalizacion y los respectivos comprobantes de pago
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversion, fondos de inversion extranjera, fondos mutuos de inversion, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantias.
• Factura electrònica: entiendese por factura electronica el documento computacional que soporta una transaccion de venta de bienes o prestacion de servicios, transferido bajo un lenguaje estandar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

NO OBLIGADOS A FACTURAR

• Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda las compañias de financiamiento comercial
• Los responsables inscritos en el regimen simplificado
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petròleo, en lo referente a estos productos
• Las personas naturales que enjenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operacion no sobrepase la cuantia señalada para cada año por el gobierno nacional
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano.
  

EJERCICIOS DE APLICACION:



1. empresa XXX recibe un fax de la copia de la consignación que realizó el señor Mario Marín por $400.000 como pago de la factura 2315.

Se recibe la copia de la consignacion por fax, la factura que el señor marìn paga. Se realiza un recibo de caja, por concepto de cancelaciòn de la factura donde se registra la cuenta 1105 CAJA la cual va debitando y la 1305 CLIENTES en el credito y por ultimo un comprobante de pago, donde se acredita la caja al salir el efectivo y entra a bancos el cual de El departamento de producción envia un requerimiento de insumos al departamento de compras, quien tras realizar la compra entrega a contabilidad y tesoreria la factura, donde se elabora el cheque para hacer el pago de la compra
Se recibe el requerimiento de insumos del departamento de compras; la factura que es un soporte externo, seguido el cheque como soporte interno y se realiza un comprobante de pago donde acredita el banco al salir el dinero de alli, para cancelar los proveedores, quien debitara.


Al finalizar el mes ha llegado el extracto bancario, el auxiliar de contabilidad lo recibe y elabora n informe del banco para compararlo con el extracto. Al finalizar identifica que no se han registrado los gastos bancarios del mes y decide hacer el registro.

Se recibe el extracto bancario como soporte externo, se realiza una conciliacion bancaria como soporte externo y el comprobante de contabilidad como soporte interna y unas notas debito-credito como soporte interno.